сок каждодневных дел
Люди, занимающие высокое положение, и люди, занимающие скромное
положение, - все знают о списках "Что надо сделать". Разница между ними лишь
в том, что люди, оказавшиеся наверху, используют списки "Что надо сделать"
каждый Божий день и применяют его для того, чтобы более продуктивно
контролировать свое время. Люди же, не достигшие вершин, знают об этом
инструменте, но не умеют им правильно пользоваться. Главный секрет умения
делать больше и делать лучше -это составлять список "Что надо сделать"
каждый день, держать его постоянно перед глазами и использовать его в
качестве гида во время вашего дневного перехода.
Так как список "Что надо сделать" является существенным инструментом,
помогающим контролировать время, давайте рассмотрим его более внимательно.
Он предельно прост: его заглавие - "Что надо сделать", потом - перечень
различных дел, которые вы собираетесь сделать. Обращение с ним тоже
несложно: вычеркивайте дела, которые вы выполнили, добавляйте новые дела,
если в этом возникает необходимость, перепишите его заново к концу дня или
раньше, если его станет трудно читать.
Одним из секретов успеха является умение сохранять эти списки. Для
этого лучше держать их вместе и не писать на разрозненных клочках бумаги,
которые теряются. Может быть вам лучше записывать их в одной записной
книжке, или хранить эти списки в специальном блокноте, или в особой папке. Я
знал одну женщину, которая никогда не покупала платья, если в нем не было
кармана, в котором она могла бы держать свой список "Что надо сделать".
Одна домашняя хозяйка постоянно теряла списки, которая она составляла.
Она больше тратила времени на поиски вчерашнего списка, чем на составление
сегодняшнего. Чтобы помочь ей взять время под контроль, я сложил все ее
списки в записную книжку. Благодаря этому она могла постоянно пополнять свои
текущие списки делами "А", оставшиеся невычеркнутыми в предыдущих списках.
Что должно быть в списке
Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные
дела? Должны ли вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен ли вам
список, в котором будет упомянуто только то, что вы сможете сделать сегодня
или только то, что вы непременно решили сделать сегодня? Существует много
вариантов, и у различных людей существуют разные способы решений. Я
рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь
те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться
несделанными без особого внимания с вашей стороны.
Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей,
в ваш список "Что надо сделать". Хотя может показаться странным увидеть
перечень таких дел, как "начать изучение французского" или "найти новых
друзей" в том же списке, в котором будет упомянуто: "купить открытку для
поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это
будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день. Если
вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сделать" для работы над
следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные
проекты. Таким образом вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому
будете работать над ними.
Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите его
и подумайте какие дела вы можете поручить другим. Речь не идет о няне для
ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут
ли вам справиться- с этими делами люди, находящиеся в положении равном с
вами или даже ваше начальство: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и
легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений
стоящих перед вами проблем.
Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться
составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно,
обязательно сделайте так. Не исключено, что вы заранее знаете о
невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком
много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела,
которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем
положиться на волю случая.
Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые
люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них
высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности -
низка, потому что задания, которые они выполняют относятся к группе "В".
Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии
с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее
- это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в
зависимости от их важности для вас. Постарайтесь внимательнейшим образом
отнестись к распределению приоритетов.
Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке и
помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для
людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я
рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела
"А", на втором -дела "Б", а на третьем - многочисленные дела из группы "В".
При этом списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В". Поэтому всякий раз,
если вы обращались к списку "В" прежде, чем дела из первых списков не были
завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим
образом.
Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группировать
по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел:
"поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение",
"продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел
(допустим, "о загрязнении окружающей среды") или по общему месторасположению
(несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно
объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел,
требующих внимания вашего начальника).
Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке
А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания "А" до того,
как приступили к делам "Б", а Дела из категории "Б" исполняйте до того, как
сделаете дела "В". Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего
списка, но скорее всего у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми.
Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так
получиться, что вы не сделаете все дела "А". Иногда вы сможете сделать дела
"А" и "Б". Другой раз - все дела "А", "Б" и лишь несколько дел "В". Лишь
редко вы сможете добраться до конца вашего списка. При выполнении списка
важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном
использовании времени. Если вы справились с выполнением дел из группы "А",
не спешите переходить к делам "Б" и "В", а подумайте:
не включить ли в список другие дела "А", о которых вы думали, но не
включили, например, переделку вашей системы досье, завершение чтение "Войны
и мир", выбор подарка вашей тете на день рождения. Раз уж у вас появилось
дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня?
Многие служащие, домашние хозяйки и научные работники приходили на мои
семинары, потому что хотели, чтобы "их организовали". Через пару месяцев
большинство из них сообщало, что они "стали более организованными" благодаря
тому, что они регулярно определяли задания на день и распределяли их в
порядке важности. Заведующая санитарной частью в одной больнице, обнаружив,
как ей помогает в работе определение заданий и распределение приоритетов,
решила использовать этот же метод в домашних делах. Правильное использование
времени пригодится не только на работе, но и дома. Нет необходимости
внедрять трудовой ритм в домашнюю жизнь, но вы сможете лучше организовать
выполнение необходимых дел с помощью списка "Что надо сделать" и,
избавившись от них, сумеете лучше расслабиться.
Если вы будете делать больше дел "А" и меньше дел "В", то ваши ценности
постепенно изменятся. Старые дела из категории "А" будут давать стимул для
появления новых дел "А" и "Б", а старые дела "Б" уходить на второй план и
превращаться в дела "В". Некоторые же дела "В" вы будете постепенно удалять
из вашего списка.
Как делать больше наиболее значительных дел
Изменения в иерархии ваших ценностей отражают не только перемены в
ваших вкусах, но и ваше самосовершенствование. Допустим, год назад посещение
филателистической выставки было для вас делом "А". Но сейчас у вас
изменились вкусы, и курсы кройки и шитья, которые были для вас год назад
делом "Б", переместились в группу "А". Еще полгода назад выполнение простых
уроков художественного шитья было для вас делом "А". Однако с тех пор вы
достигли больших успехов и придерживаться приоритетов полугодовой давности
означало бы застыть в вашем развитии как мастера кройки и шитья.
Коммивояжер, который постоянно повышает объем своих торговых операций,
в нынешнем году уже не будет считать контракты в 100 долларов делами из
группы "А". Теперь его главной целью будут контракты в 250 долларов и выше,
сделки менее 250 долларов перейдут в категорию "Б", а заказы менее 100
долларов будут делами "В" При этом, если коммивояжер будет постепенно
отказываться от ряда дел из категории "В", то он сможет больше усилий
посвятить наиболее выгодным контрактам из группы "А". Мой опыт
свидетельствует о том, что большинство коммивояжеров только выиграют, если
они на 20 процентов сократят число своих клиентов, сосредоточившись на
наиболее прибыльных и перспективных.
Возможно, осваивая контроль над временем, вашим делом "А", на первых
порах станет изучение того, как вы тратите каждые пять минут. Только так вы
сможете разобраться, куда у вас уходит время. Однако по мере того, как вы
добьетесь совершенства в анализе ваших расходов, постоянное самонаблюдение
за расходом времени станет для вас делом "В", а потом будет осуществляться
автоматически. Правда, если вы снова пожелаете проверить или
усовершенствовать ваш контроль над временем, то наблюдение за расходованием
вами драгоценных минут снова может стать делом "А".
Человек, который научился правильно расходовать время, не будет тратить
его попусту, придерживаясь устаревших целей или пытаясь довести до
абсолютного совершенства одно из дел "А". Он будет стремиться осуществить
каждое дело "А" и будет помнить, что как только он решил, каким образом ему
стоит использовать время, он должен немедленно воплотить в жизнь свое
решение.
Глава 10.
Дела, которые лучше оставить несделанными
Вероятно многие из вас не раз с энергией занимались пустяковыми делами
(чтобы получить удовлетворение от того, что вы хорошо с ними справляетесь),
в то время как гораздо более важные дела простаивали, потому что вы боялись
приступить к ним, не справиться с ними или сделать их плохо.
Наведение порядка в письменном столе и выполнение простеньких заданий
может временно доставить вам большее удовлетворение, чем работа над важным
делом, выполнение которого чревато напряжением и огорчениями.
Возьмем наведение порядка в письменном столе. Вряд ли это будет вашим
делом "А", если только завалы на вашем столе не сделали невозможной работу
на нем. Однако, так как это дело легкое, и его результаты станут сразу же
очевидными, то вы готовы потратить на наведение порядка на столе лишние
несколько минут без особой необходимости, вместо того, чтобы встать из-за
стола и направиться в отдел кадров, чтобы разрешить острую и скандальную
проблему по поводу открывшейся вакансии.
Затурканный начальник, самолет которого улетает через сорок пять минут,
задерживается на работе для того, чтобы дать самые последние указания своим
подчиненным. Он отдается соблазну заняться делами из категории "В", ставя
под угрозу дело "А", так как рискует опоздать на самолет.
Почему у людей часто возникает стремление погрязнуть в ничтожных,
пустых делах? Одна из причин этого состоит в том, что многие из дел высшей
категории не могут по своей природе быть выполнены хорошо. Отчасти это
объясняется тем, что многие из них никогда прежде не осуществлялись вами или
организацией, в которой вы работаете. Такими делами являются создание
комитета для рассмотрения производства оригинального продукта, который может
принести невиданные прибыли, изучение вами китайского языка, переход на
вегетарианскую пищу, поиск иных способов времяпрепровождения по вечерам,
кроме сидения у телевизора.
Домашняя хозяйка, которая вырезала из журнала еще один замечательный
кулинарный рецепт, уже имеет в своей коллекции более пятисот неиспробованных
рецептов. Она испытывает большое удовлетворение от нового приобретения, но в
сущности она занимается пустой тратой времени, потому что она даже не
пытается попробовать те рецепты, которые она собрала. Она тратит время на
резку прессы вместо того, чтобы накормить себя, своего мужа и своих детей
замечательными кушаньями, которые описаны в собранных ею рецептах. Возможно
она развлекает себя фантазиями о том, каким замечательным кулинаром она
является, но на самом деле она - хорошая составительница досье, но не
выдающаяся повариха.
Не следует рассчитывать на то, что вы сразу же добьетесь совершенства в
осуществлении дела "А". С реализацией такого дела связаны поиск
неопробованных, новых методов, риск, неопределенность, а возможно и
поражение. Дело "А-1" может оказаться чрезмерно сложным или потребует
слишком много времени. Оно может потребовать согласования точек зрения
людей, которые не хотят согласия или не способны его достичь.
Когда существует столько обстоятельств против того, чтобы вы занимались
трудным делом "А-1", разве не удивительно, что вы начинаете искать дело, с
которым вы сможете успешно справиться? Например, вы знаете, что легко
сможете сделать все мелкие и легкие дела из категории "В". Вы успокаиваете
себя тем, что вы делаете их для того, чтобы освободиться и приступить к делу
"А-1".
Вы очень ловко придумали обоснование, позволяющее вам оставаться дома,
пока вы как следует не приберетесь в квартире и не уберете с дороги все "Б"
и "В" с тем, чтобы впоследствии приступить к "А-1". Благодаря этому дела "Б"
и "В" получают приоритет по сравнению с "А-1".
Исполнение дел вне зависимости от их значимости и затрат времени может
доставить вам приятное ощущение. Так как вы не делаете сначала дела "А", то
вы можете тратить время на дела "В" и испытывать ощущение, что вы делаете
свою работу хорошо, начиная легкие дела и быстро их завершая, вычеркивая их
из вашего списка. Но не обманывайте себя: вы не приступаете к делам "А" не
потому, что у вас не хватает времени, а только потому, что вы занимаетесь
пустяковыми делами "В".
Правило 80/20
Когда я имею дело с людьми, которые утверждают, что они перегружены,
один из способов, который им может помочь - это облегчить их жизнь,
воздержавшись от дел "В". Однако люди не решаются отказаться от этих дел.
Поэтому я предлагаю им правило 80 20.
Правило 80/20 гласит: "Если все предметы разместить в порядке их
ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20
процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности
приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа".
Возможны некоторые отклонения от этого соотношения, но я думаю, что в целом
правило 80/20 - верное.
Исходя из правила 80 20, в списке из 10 дел - 2 дела обеспечат вам 80
процентов успеха. Найдите эти два дела, включите их в группу "А" и
осуществите их. Оставьте остальные 8 несделанными, потому что ценность их
результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел.
Нижеследующие примеры из каждодневной жизни позволят вам почувствовать
большую уверенность, если вы сосредоточитесь на задачах, приносящих
наибольшие результаты, даже если вы будете игнорировать многие задачи с
наименьшей отдачей:
80 процентов стоимости торговых сделок обеспечивает 20 процентов всех
клиентов.
80 процентов производства обеспечивает 20 процентов предприятий.
80 процентов времени, пропущенного по болезни, приходится на 20
процентов работающих.
80 процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20
процентов папок досье.
80 процентов грязи скапливается на 20 процентов площади пола, по
которой больше всего ходят.
80 процентов стирки приходится на 20 процентов предметов одежды.
80 процентов лучшего телевизионного времени приходится на 20 процентов
программ, наиболее любимых телезрителями.
80 процентов времени читатели газет тратят на чтение 20 процентов
материалов, опубликованных в газете.
80 процентов телефонных звонков делают 20 процентов телефонных
абонентов.
80 процентов еды поглощается в 20 процентах наиболее популярных
ресторанов.
Необходимо напоминать себе снова и снова об опасности увязнуть в делах,
приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах
дел, которые дают наиболее обильные плоды.
Кандидат на местных выборах попросил у меня совета за два месяца до
начала выборов. Его соперником был опытный политический деятель, который в
течение многих лет занимал выборные посты. Мой клиент отдавал себе отчет &
том, что для своей победы ему придется использовать время, оставшееся до
выборов, с максимальной отдачей. Но он уже согласился выступить перед
многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно
перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими
аудиториями и обедов, на которых будут присутствовать влиятельные люди.
Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда
принимал приглашения для выступлений. Он понял, что уже не может отменить те
встречи, на которые он обещал прийти, и поэтому решил проявлять большую
осторожность в распределении приоритетов, когда он будет принимать новые
приглашения. Мы внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих
выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воздействия на общественное
мнение было результатом 20 процентов его выступлений. 80 процентов его
времени отняли выступления, которые мало способствовали популяризации его
программы. Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него
уже не оставалось сил для выступлений, которые могли существенно повлиять на
избирателей. Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни
избирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные штаты, такие как
Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы сохранить верность своему
обещанию - посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои
усилия на крупных штатах, которые помогли ему получить победу большинства
избирателей.
К концу нашей беседы мой клиент пришел к выводу, что он может
отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как
окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился
организации встреч с аудиториями, которые могли оказать большое влияние на
исход голосования. Это решение оправдало себя: он победил на выборах.
Богатая светская женщина оказалась перегруженной множеством
общественных обязательств. На нее рассчитывали все и во всем - от
заклеивания конвертов до оказания давления на сенаторов США. Она
почувствовала, что не получает большого удовольствия от этой активности, так
как позволяет другим людям за нее решать, что ей следует делать. Ей
следовало признать, что до 80 процентов ее общественной деятельности - это
суетня, не приносившая ей никакого удовольствия, а истинную радость
доставляли лишь несколько занятий.
Мы с ней составили список из ста с лишним видов общественной
деятельности, в которых она участвовала (или согласилась участвовать) за
последние три месяца. Затем она внимательно их рассмотрела и выделила в
класс "А" следующие занятия: помощь политическим кандидатам, встречи с
интересными людьми, охрана окружающей среды, коллекционирование предметов
искусства. В категории "Б" оказались: организация благотворительной помощи,
помощь школьным родительским комитетам. Все остальное попало в группу "В",
включая участие в деятельности церковных, больничных и музыкальных
организаций.
Когда не надо делать дела "В"
Одним из лучших способов найти время для дел "А" - это сократить число
дел "В", на которые вы тратите время.
"Что я не должен делать?" - вот вопрос, который вы должны ставить перед
собой, когда вы знакомитесь с делами "В". Подумайте о том большом
удовлетворении, которое вы испытаете, когда без каких-либо трудов избавитесь
по крайней мере от одного из дел "В" в вашем списке "Что надо делать".
Вместо того, чтобы думать:
"Мне это надо делать", старайтесь подумать: "А может быть мне это не
надо делать?"
Представим себе, что в вашем списке написано:
"Помыть машину". Вы поставили это дело в группу "В", но вам хочется,
улучив при первой возможности полчаса, вымыть машину, чтобы вычеркнуть это
дело из списка и забыть о нем. Гораздо лучше вычеркнуть его из списка и
забыть о нем, решив, что это дело вообще не стоит делать.
Многие из дел "В" можно превратить в дела, которые я называю "ВЯ", то
есть те, что можно откладывать на неопределенно долгое время без малейшего
ущерба для себя.
Дела "ВЯ" включают: разобрать груды журналов, проверить содержимое
морозильного шкафа (с тех пор как вы проверяли его, существенных изменений в
его содержании не произошло), протереть пол, на кухне перед тем, как в
дождливый день прибегут с улицы дети. Можно вспомнить множество таких же
мелких и пустячных занятий или дел, которые со временем решатся сами собой,
или же вопросов, о которых лучше забыть, если только о них не напомнит
кто-то со стороны.
Некоторые из дел "В" следует нарочно подвергнуть испытанию превращением
их в дела "ВЯ". Можно позволить им немного "постареть", чтобы узнать, не
скончаются ли они естественной смертью. Такими делами "ВЯ" могут быть:
поливание сада, когда есть основания считать, что скоро пойдет дождь,
сгребание снега со двора накануне возможной оттепели, сбор газет для их
уничтожения за несколько дней до визита бойскаутов, собирающих макулатуру,
подготовка выступления на собрании, которое скорее всего не состоится.
Когда я не уверен, можно ли полностью игнорировать то или иное дело, я
делаю небольшую пометочку против него - "возможное ВЯ" - и я уверен, что в
дальнейшем вернусь к нему, если это действительно окажется важным делом. Раз
в месяц я заглядываю в свой список и с удовольствием вычеркиваю
невостребованные дела.
Многие из дел "В" можно легко превратить в дела "ВЯ" без особого вреда.
Конечно, некоторые дела "В" следует делать. При всей их незначительности
существует возможность существенного ущерба, если вы их не сделаете вовремя.
Вы можете сделать эти дела более приемлемыми, если вы будете рассматривать
их в более широком контексте. Правительственный чиновник, который тратит
целый день на подготовку ответа члену конгресса США по ничтожному вопросу,
не должен забывать, что это дело надо сделать точно и аккуратно, потому что
ты - государственный служащий, и лучше не раздражать членов конгресса. По
этой же причине торговый служащий, посвятивший большую часть времени
выяснению причин отсрочки в исполнении пустячного заказа на сумму в 2
доллара 17 центов для лучшего клиента фирмы, не должен забывать, что 40
процентов прошлогодних доходов их компании пришлось именно на этого клиента.
Когда дело "В" достигает стадии кризиса
Некоторые дела, такие как заправка бензобака, которые относятся к
классу "В" и могут быть отложены, превращаются в источники большого кризиса,
если их откладывать на неопределенно долгое время. Вы мало что выиграете,
если будете заправлять бензобак, когда он заполнен на три четверти. В то же
время нет необходимости говорить, что, если вы чересчур затянете с этим
делом "В", то вы потеряете очень много времени, застряв посреди дороги с
пустым баком, особенно, если рядом не будет бензоколонок и проезжающих
машин.
Аналогичным образом не стоит откладывать на неопределенно долгий срок
такие скучные дела, как приобретение страховки и составление завещания даже
если вы абсолютно уверены в пожарной безопасности вашего дома и в своем
крепком здоровье. Не стоит бесконечно откладывать и такое заурядное дело,
как стирка вашего белья. Может оказаться, что вы останетесь без чистого
белья как раз в тот момент, когда вы должны собираться в гости
Запомните, что дела "В" редко достигают кризисной стадии без
предупреждения. Они постепенно поднимаются по лестнице. Допустим, от вас
потребовали составить обычный производственный отчет. У вас возникает
подозрение, что это дело "В" умрет естественной смертью. Через несколько
дней к вам поступает вторичный запрос об этом отчете Вы берете это дело из
кипы ваших бумаг и кладете на самый верх. Вы решаете, что это дело - из
категории "Б" Когда начальник вам заявляет: "Чтобы завтра отчет был у меня
на столе, или вылетишь отсюда", вы понимаете, что это дело класса "А" и его
надо делать. Обычно люди чувствуют, как меняется значимость дела Если вы
сообразительный человек, то давно усвоили, что некоторые дела класса "В"
превращаются в источник кризиса. Поэтому самым правильным отношением к делам
"В" является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного
сигнала, который может подсказать вам опасность его перерастания в кризис.
После этого сигнала нужно быстро предотвратить его развитие, разом решив
простую проблему.
Если вы можете отложить уборку квартиры, стирку белья, составление
досье или учет на один день, отложите эти занятия Просто в вашей жизни будет
меньше уборки, стирки, составления досье или учета Если вы будете постоянно
оказывать сопротивление делам "В", вы существенно увеличите число дел,
которые превратятся в дела "ВЯ" Всегда будьте готовы задать вопрос:
"Произойдет ли что-нибудь страшное, если я не сделаю дело "ВЯ" Если вы
на это можете с уверенностью ответить: "Ничего страшного не произойдет",
тогда не делайте этого.
Вам нужен ящик для дел "В"
Расставьте ваши дела по своим местам. Не позволяйте, чтобы бумаги,
относящиеся к делам высокого класса "А", оказались погребенными под ворохом
дел "В". Закрепите на вашем письменном столе особое место для дел "А".
Выделите специальный ящик для бумаг класса "В", в который вы будете
складывать незначительные дела, чтобы они вам не мешали. Такой ящик должен
быть как можно большего размера. Для таких дел можно даже выделить целый
шкаф Начните с того, что разделите ваши бумаги на две небольшие пачки из дел
"А" и "Б" и большую пачку из дел "В". Постарайтесь рассортировать дела "Б",
выделив из них часть для пачки "А", а часть - для пачки "В". Затем положите
бумаги "А" в особое место, а бумаги "В" - в особый ящик.
Если вы не расчищали ваш письменный стол в течение нескольких месяцев,
уберите все с его верхней части, вытащите все из его ящиков и положите на
большую поверхность. Из этих бумаг вы сможете отобрать те, что можно
распределить на три части - "А", "Б" и "В". Остальное - ненужный хлам,
который можно тут же выбросить Если операция проведена успешно, то вам
понадобится не одна мусорная корзина.
Если же вы - домашняя хозяйка и у вас нет своего письменного стола, то
у вас могут возникнуть те же проблемы, что и у миссис Джоунс У нее был
единственный ящик в столе, куда она складывала письма, записки, вырезки из
газет и журналов, расписания занятий своих детей, объявления о собраниях,
рекламные проспекты, счета, чеки, подписные квитанции, конспекты лекций по
истории Китая, которые она прослушала на курсах, нитки, ленты, веер и
поздравительные открытки.
Когда она собиралась ответить на письмо, у нее не было иного выхода,
кроме как вытаскивать все содержимое ящика и начинать поиск нужного письма.
Когда же раз в месяц ей надо было платить по счетам, ей опять приходилось
вытряхивать весь ящик. Она старалась как можно меньше заниматься этой
неприятной процедурой, и поэтому откладывала ответы на важные письма.
Решение этой проблемы казалось очевидным и я предложил ей приобрести
специальный ящик для досье и сотню больших конвертов. Миссис Джоунс завела
отдельные конверты для рецептов, счетов, писем, на которые надо было
ответить, для писем, которые она хотела сохранить, для бумаг, посвященных
учебе детей, рекламным проспектам и т.д. С помощью этой системы хранения она
могла легко распределять и новые бумаги по этим конвертам. Теперь, когда она
собиралась написать ответ, ей не нужно было тратить много времени для того,
чтобы найти нужное письмо. Достаточно было взять соответствующий конверт.
Разумеется, у многих домашних хозяек существует какой-то свой порядок в
распределении бумаг. Самое главное в таком порядке - это отделять важные
дела "А" от менее значительных дел "В". Если у вас много документов и
переписки, вам необходимо разделить их на категории "А", "Б" и "В".
Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола
Отдельный письменный стол еще лучше для домашней хозяйки, чем ящик для
досье. У домашней хозяйки очень много бумаг и ей нужно иметь удобное место
для того, чтобы заниматься ими. Я видел интерьеры, в которых вместо
журнального столика около дивана был размещен письменный стол с настольной
лампой. Некоторые дизайнеры предлагали использовать незанятый угол кухни для
хранения бумаг и занятий "бумажными делами". Я от всей души приветствую
такие попытки создать для домашней хозяйки такой уголок.
Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное
количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о
новинках моды, направляли предложения от различных производственных и
оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности и счета.
Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их содержимое.
Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как
улучшить свое дело.
Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не мог
точно решить, что делать со многими из них. К тому же, он не хотел
расставаться с рядом идей, которые он запечатлел в письменной форме. Однако
он не пытался распределить свои бумаги в зависимости от их значимости,
поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров.
Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после получения
утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая
наиболее значительные послания на самый верх. Кроме того, я посоветовал ему
складывать все бумаги, относящиеся к делам "Б" и "В" в правый ящик стола. На
следующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю
корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось свободное время.
Часто, возвращаясь домой он жалел, что так и не добрался до того или иного
письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял к
"сегодняшней" почте. Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он
поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте. В целом
же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не
требовались, и лишь 20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.
Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он
переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний
ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал нижний ящик и
выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две - три
недели, он повторял эту процедуру.
Следующая стадия - мусорная корзина
В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную
корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого
нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо
ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я
предложил ему складывать то, что он хотел сберечь, в специальную коробку, на
которой он написал: "Дела "В", взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 -
30". Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти
материалы хранились в течение года. Через год он бегло просматривал
накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими
вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний
выбрасывал почти все и оставлял лишь две -три бумаги, которые сохраняли для
него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот
же день.
Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой
работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его
записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера,
оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и
распорядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о
драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, потому что он перестал
продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была
теперь неуместной, потому что тот сам уволился через пару недель после
подготовки этого меморандума.
Как не утонуть в бумагах
Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это
не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы
можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное
место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с,
ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае
вы никогда не утонете в бумагах.
Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь
в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей
корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения
объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые
издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.)
Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же
выбрасывать, какие - направлять другим людям, а какие - складывать в архив.
Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три
папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" он
прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг.
Папку "Информация" он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде.
Он укладывал папку "Отложено", в которой находились периодические
публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же
когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными
делами.
Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела
скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие
резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам
следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите
проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить
вам ксерокопию бумаги.
Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто
умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии
времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник
сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые
мысли и позволяя ей привести их в литературную форму.
Только один раз, зато с толком!
Одно из моих правил гласит: "Берите каждую бумагу в свои руки лишь один
раз". Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует
немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче
придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо.
Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное
прочтение письма.
Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным
действиям; Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и
даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во
времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе.
Иногда более правильные решения приходят в голову только после долгого
размышления.
Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: "Старайтесь брать
каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней
хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она
связана". Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой
шажок пригодится.
Например, начальник может взять бумагу и подумать:
"Это - малоприятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но
следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело
закрутится". Таким образом, он хотя бы немного продвинул дело вперед,
продумав следующий шаг, который он предпримет. Когда бумага вновь попадет к
нему в руки, он уже не положит ее обратно, пока не наберет номер телефона.
С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне
жаловалась секретарь на своего начальника, который стремился достичь такого
совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их
по меньшей мере три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые
варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка
печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим
количеством опечаток.
Пусть ваша секретарь получает от вас готовый текст, который можно
отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редактировать свое письмо,
подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта,
если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли
будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет
ожидать новой редакции.
Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги,
задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге.
Задайте себе вопрос: "Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить
возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть". А потом
немедленно приступите к делу.
Как справиться с информационной перегрузкой
Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, "А" от "В",
когда дело касается новостей в их области или текущих событий. Учитывая
ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет,
еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании?
Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на
книги? Или же вы позволяете ежедневным событиям идти своим чередом, уделяя
главное внимание ежемесячным журналам и книгам, написанным специалистами в
данной области?
"Правильного" ответа на такие вопросы быть не может; все зависит от
вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы принимали эти решения
сознательно, а затем воплощали их в жизнь. Если вы приняли решение, что не
стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на
них более часа, то вы вправе усомниться в правильности своего решения.
Возможно вы решите тратить на чтение газет больше времени.
Многие начальники жалуются, что у них не хватает времени на чтение
книг, которые бы им пригодились в их работе. В то же время у них в течение
месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно это объясняется
тем, что газеты постоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно
невелика и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения. Книги
же, которые желают прочитать, необхо