льным законом РФ от 26 января 1996 г. N 15-ФЗ Федеральный закон РФ "Об акционерных обществах" N 208-ФЗ от 26 декаб- ря 1995г. Указ Президента РФ "Об организационных мерах по преобразованию госу- дарственных предприятий, добровольных объединений государственных предп- риятий в акционерные общества" (в ред. Указа Президента от 16.11.92 г. N 1392) от 1 июля 1991 г. N 721 Указ Президента РФ "О мерах по обеспечению прав акционеров" от 27 ок- тября 1993 г. N 1769 Указ Президента РФ "О мерах по государственному регулированию рынка ценных бумаг в Российской Федерации" от 4 ноября 1994 г. N 2063 Указ Президента РФ N 784 от 31.07.95 г. "О дополнительных мерах по обеспечению прав акционеров" Положение об акционерных обществах. Утверждено Постановлением Совета министров РФ N601 от 25 декабря 1990 г. Положение о реестре акционеров акционерного общества (Инструкция N 840-р от 18.04.94 г. Государственного комитета РФ по управлению госу- дарственным имуществом) Порядок применения Положения о реестре акционеров акционерного общес- тва. Распоряжение N 2002-Р от 26.07.94 г. Государственного комитета РФ по управлению государственным имуществом Постановление Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рын- ку при Правительстве РФ N 3 от 12.07.95 г. "Временное положение о ведении реестра владельцев именных ценных бу- маг" (приложение к постановлению Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку при Правительстве РФ N 3 от 12.07.95 г.) Постановление Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рын- ку при Правительстве РФ N6 от 30.08.95 г. "Временный порядок лицензирования деятельности по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг" (приложение к постановлению Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку при Правительстве РФ N 6 от 30.08.95 г.) Положение о выпуске ценных бумаг и фондовых биржах в РСФСР. Утвержде- но постановлением Правительства РСФСР от 28 декабря 1991 г. N 78 Инструкция N 2 "О правилах выпуска и регистрации ценных бумаг на тер- ритории Российской Федерации". Письмо Министерства финансов РФ от 3.03. 92 г. Инструкция Министерства Финансов РФ от 6.07.92 г. N 53 "О правилах совершения и регистрации сделок с ценными бумагами (издана на основании постановления Правительства РФ ст 28.12.91 г. N 78) Закон РСФСР "О нало- ге на операции с ценными бумагами", 12.12.91 г. N 2023-1 Федеральный закон РФ "О внесении изменений в закон РСФСР "О налоге на операции с ценными бумагами", 18.10.95 г. N 158-ФЗ Закон РСФСР "О налогообложении имущества, переходящего в порядке нас- ледования или дарения", 12.12.91 г. N 2020-1 Закон РФ "О залоге" 16.01. 92 г. Положение о порядке выплаты дивидендов по акциям и процентов по обли- гациям. Утверждено заместителем Министерства экономики и финансов РФ С. В. Горбачевым 10.01.92 г. АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО: МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, ПОЛОЖЕНИЯ И ИНСТРУКЦИИ Выпуск 5. "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА ПРЕДПРИЯТИЯ" МОСКВА 1996 СОДЕРЖАНИЕ: Раздел 1. Положения и инструкции ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 1. Общие положения 2. Служба безопасности предприятия: задачи, функции, права 3. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия 4. Порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. 5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; храни- лища документов и изделий; их охрана. 6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия с участием работников сторонних организаций. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 1. Общие положения. 2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов С Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 4, Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 8. Порядок хранения и обращения с документами с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Раздел II. Методические материалы ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВА- НИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Подготовка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну. Работа с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну. ПОРЯДОК СОХРАНЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРИ ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ С ПО- МОЩЬЮ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. Учет входящей документации, предназначенной для выполнения работ на средствах вычислительной техники. Порядок учета и подготовки машинных носителей информации по коммер- ческой тайне на бумажной основе. Порядок учета магнитных носителей ин- формации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну. Хранение и уничтожение материалов автоматизированной обработки. КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА. Право акционера на получение информации о деятельности общества. Отчетность общества перед акционерами. Информация, открытая для акционеров. Подготовки списка информации, открытой для акционеров. Перечень документов сведений, открытых дня ознакомления акционеров. Ознакомление с реестром акционеров общества. Порядок предоставления информации. Раздел III. Приложения ДОГОВОРНОЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВО Приложение 2. РАЗДЕЛ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР. Секретность. Приложение 3. ВЫДЕРЖКИ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ РФ, РЕ- ГУЛИРУЮЩИХ ВОПРОСЫ, СВЯЗАННЫЕ С КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНОЙ ПРЕДПРИЯТИЯ. Закон РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности" (в редакции от 24 июня 1992 г.). Закон РФ "О страховании" от 27 ноября 1992 г. N 4015-1. Закон РФ "Об основах налоговой системы" N 2118-1 (в редакции на 25 февраля 1993 г.). Закон РФ "О таможенном тарифе" от 21 мая 1993 г. N 5003-1. Закон РФ "О налоговой полиции" от 24 июня 1993 г. N5238-1 . Указ Президента РФ "О мерах по реализации промышленной политики при приватизации государственных предприятий от 16 ноября 1992 г. N 1392. Постановление Правительства РСФСР "О перечне сведений, которые не мо- гут составлять коммерческую тайну" от 5 декабря 1991 г. N 35. Положение "О выпуске ценных бумагах и фондовых биржах в РСФСР" (ут- верждено постановлением Правительства РСФСР от 28 декабря 1991 г. N78). Положение "о Федеральной службе России по надзору за страховой дея- тельностью" (утверждено постановлением Совета Министров РФ от 19 апре- пя1993 г. N 353). Положение "О государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей Комитета Российской Федерации по торговле (утверждено постановлением Совета Министров РФ от 27 мая 1993 г. N 501. Положение "О бухучете" (утверждено приказом Министерства Финансов РФ от 20 марта 1992 г. N10). Письмо Министерства Финансов РФ "О сделках с ценными бумагами" от 6 июля 1992 г. N 53. Приказ ГКАП РФ от 24 августа 1992 г. N185. Приказ Росстрохнадзора от 3 августа 1993 г. N02-02/21. Раздел 1. ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение устанавливает необходимый минимальный объем мер, соблюдение которых позволяет предотвратить утечку сведений, состав- ляющих коммерческую тайну предприятия. При необходимости руководителем предприятия могут быть введены допол- нительные меры, направленные на усиление защиты коммерческой тайны предприятия. 2. Служба безопасности предприятия: задачи, функции, права 2.1. Служба безопасности предприятия создается в целях разработки и осуществления мероприятий по защите коммерческой тайны и подчиняется не- посредственно руководителю предприятия. 2.2. Численность работников службы безопасности предприятия определя- ется штатным расписанием. 2.3. Служба безопасности имеет следующую структуру: - подразделение специального делопроизводства: - подразделение режима; - подразделение охраны; - аналитическое подразделение. 2.4. Задачи, функции и права службы безопасности и ее структурных подразделений определяются и утверждаются руководителем предприятия. 2.5. Основными задачами службы безопасности являются: обеспечение сохранности коммерческой тайны предприятия при проведении всех видов работ, обращении с документами и изделиями, имеющими отноше- ние к коммерческой тайне; организация специального делопроизводства, обеспечивающего надежную защиту коммерческой тайны предприятия; выявление и закрытие возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне, в процессе производственной и иной деятельности предприятия: предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, которые содержатся в рабо- тах, документах и изделиях. 2.6. Служба безопасности предприятия в процессе своей деятельности осуществляет следующие функции: участвует в разработке и пересмотре (изменении и дополнении) перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; планирует работу по защите коммерческой тайны; организует и проводит мероприятия, обеспечивающие сохранность коммер- ческой тайны при разработке, производстве, учете, хранении, транспорти- ровке и уничтожении изделий: разрабатывает и проводит мероприятия по защите коммерческой тайны в производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-конструк- торской и другой деятельности предприятия: осуществляет руководство подчиненными структурными подразделениями и лицами, осуществляющими работу по защите коммерческой тайны; организует и ведет специальное делопроизводство; контролирует обеспе- чение установленного порядка размножения документов, содержащих сведе- ния, касающиеся коммерческой тайны, их учета, хранения и пользования ими в архивах, библиотеках и отделах (бюро) технической документации; контролирует соблюдение правил обращения с документами, содержащими информацию, относящуюся к коммерческой тайне предприятия, и своевремен- ное их возвращение в службу безопасности; обеспечивает соблюдение правил рассылки документов, содержащих сведе- ния, касающиеся коммерческой тайны предприятия; принимает меры к внедрению средств механизации и автоматизации в про- цесс ведения специального делопроизводства и обеспечивает контроль за соблюдением правил хранения и эксплуатации средств, предназначенных для размножения документов, содержащих коммерческую тайну; изучает все стороны деятельности предприятия для выявления и закрытия возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне: проводит аналитическую работу; участвует в разработке и осуществлении мероприятий по защите информа- ции, составляющей коммерческую тайну предприятия, от возможной утечки по техническим каналам в процессе ее передачи, накопления и использования; организует проведение профилактической работы с работниками предприя- тия по соблюдению требований по защите коммерческой тайны: принимает участие в проведении расследований по фактам разглашения коммерческой тайны предприятия, утраты документов и изделий, имеющих от- ношение к коммерческой тайне; организует учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерчес- кой тайны предприятия; осуществляет мероприятия, обеспечивающие допуск к работам, документам и изделиям, относящимся к коммерческой тайне предприятия, только тех лиц, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей: участвует в подборе лиц, командируемых на другие предприятия; проводит инструктаж лиц, допущенных к коммерческой тайне: участвует в обеспечении пропускного и внутриобъектового режима, охра- ны учреждений и их режимных зданий, помещений, территорий, хранилищ; участвует в определении эффективности инженерно-технических средств охраны фирмы и разработке предложений по их совершенствованию; принимает меры по предотвращению чрезвычайных происшествий на предп- риятии. 2.7. Подразделениям безопасности предоставляется право: требовать от всех работников предприятия выполнения требований норма- тивных актов, регулирующих порядок сохранения коммерческой тайны; привлекать в необходимых случаях специалистов предприятия к работе по обеспечению сохранения коммерческой тайны; проводить проверки состояния и организации работы по защите коммер- ческой тайны предприятия: давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководи- телям структурных подразделений предприятия и подчиненных ему организа- ций по вопросам обеспечения сохранности коммерческой тайны; в случае нанесения ущерба работником предприятия ходатайствовать пе- ред руководителем о привлечении его к уголовной, административной, граж- данско-правовой и другой ответственности в соответствии с законода- тельством РФ. 3. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия 3.1. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, осуществляет руководитель предприятия. К данным сведениям допускаются только те лица, которым такая информа- ция необходима для выполнения их служебных обязанностей. 3.2. При решении вопроса о допуске сотрудников предприятия к сведени- ям, составляющим коммерческую тайну предприятия, должны учитываться: нравственные и деловые качества допускаемого; способность хранить коммерческую тайну; временный или постоянный характер работы; наличие информации о привлечении кандидата к уголовной ответственнос- ти; факты совершения и склонность к аморальным проступкам (пьянство, наркомания и т.п.), вследствие которых может наступить разглашение све- дений, составляющих коммерческую тайну предприятия, а также информация об утрате документов (изделий), содержащих такие сведения; Если в результате дополнительного изучения кандидата выявлены обстоя- тельства, имеющие значение для принятия решения о допуске, то о них ста- вится в известность руководитель предприятия, который по данной информа- ции принимает соответствующее решение. 3.3. После принятия решения о допуске исполнитель подписывает соот- ветствующее обязательство о неразглашении коммерческой тайны предприятия с указанием срока действия этих обязательств. Служба безопасности, режимно-секретный орган или другое спецподраэде- ление организует учет осведомленности лиц, допущенных к сведениям, сос- тавляющим коммерческую тайну предприятия. 4. Порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия 4.1. Разрешения на доступ к документам с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" даются только в письменном виде: на карточках разрешений, на списках оз- накомления, на самих документах или в форме приказов (указаний). 4.2. В случае, когда исполнитель допускается только к части докумен- та, в разрешении должны четко указываться конкретные пункты, разделы, части или страницы, к которым он допускается, а сотрудники подразделения специального дело- производства должны принимать необходимые меры, исключающие возмож- ность ознакомления с другими частями документа. 4.3. Порядок оформления разрешений на доступ к номенклатурным делам. В соответствии с номенклатурой дел для каждого тома на внутренней стороне обложки или на карточке-разрешении составляется список сотрудни- ков, допущенных к документам, подшитым в дело. Список заверяется под- писью сотрудника подразделения специального делопроизводства. Ознакомление сотрудников предприятия с отдельными документами в деле производится по письменному разрешению соответствующего руководителя. При этом сотрудниками подразделения специального делопроизводства должны быть приняты меры, исключающие ознакомление исполнителя с другими доку- ментами, подшитыми в дело. Изменения и дополнения списков лиц, допущенных к номенклатурным де- лам, вносит руководитель подразделения специального делопроизводства по письменному представлению руководителя соответствующего подразделения. 4.4. Разрешение на доступ к документам входящего учета дается на са- мом документе в виде резолюции соответствующего руководителя. 4.5. Доступ работников смежных предприятий, представителей различных сторонних организаций к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, осуществляется с разрешения руководителя предприятия после предъявления документов, удостоверяющих личность, и предписания на вы- полнение задания. В предписании кратко указывается основание командирования (номер и дата договора о проведении совместных работ), а также к каким конкретно сведениям, составляющим коммерческую тайну, может иметь доступ команди- руемый. Предписание подписывается руководителем командирующего предприятия и заверяется печатью последнего. Предписания с отметками о фактической осведомленности хранятся в службе безопасности до окончания срока действия совместного договора. 4.6. В случае необходимости ознакомление со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, сотрудников правоохранительных органов (прокуратуры, МВД, МБРФ), а также сотрудников государственного санитар- ного надзора, государственного геодезического надзора, энергосбыта, фи- нансовых и других органов, непосредственно связанных с обслуживанием данного предприятия, осуществляется беспрепятственно в пределах их пол- номочий при предъявлении ими соответствующих документов с разрешения ру- ководителя предприятия. 5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; храни- лища документов и изделий; их охрана 5.1. Помещения, в которых ведется работа и хранятся в нерабочее время документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тай- ну предприятия, должны обеспечивать их надежную защиту. Размещение режимных помещений и их оборудование должно исключать воз- можность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гаранти- ровать сохранность в этих помещениях документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне предприятия. Входные двери режимных помещений оборудуются замками, гарантирующими их надежное закрытие в нерабочее время. Для контроля за входом могут ус- танавливаться шифровальные и электронные замки, автоматические турникеты и т.п. При отсутствии поста охраны режимные помещения могут оснащаться охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением или с дежурны- ми по предприятию, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны, что способствует более надежной защите таких помеще- ний. Кроме того, режимные помещения при необходимости должны быть оборудо- ваны дополнительными техническими средствами защиты от побочных электро- магнитных излучении. Перед началом эксплуатации помещение обследуется комиссией, назначен- ной руководителем предприятия. В состав комиссии включаются представите- ли спецподразделения и представители структурного подразделения, которо- му принадлежит помещение. 5.2. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных по- мещениях должны способствовать выполнению работы исполнителями в услови- ях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности за сох- ранность доверенных им документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне. Для хранения материалов, составляющих коммерческую тайну, помещения снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов. 5.3. Хранилища, где постоянно или в рабочее время хранятся эти доку- менты и изделия, а также ключи от хранилищ берутся на учет в спецподраз- делении. Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся, должны быть оборудованы разными по своим секретам замками с двумя эк- земплярами ключей. Рабочие экземпляры ключей от хранилищ хранятся в нерабочее время в отдельных опечатанных пеналах (пакетах) в одном из сейфов или металли- ческих шкафов службы безопасности. Ключ от этого сейфа или металлическо- го шкафа и рабочий экземпляр ключа от входных дверей помещения, в кото- ром он находится, в отдельных опечатанных сотрудниками службы безопас- ности пеналах (пакетах), передаются охране или дежурному по предприятию под расписку. 5.4. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, спецхрани- лища, склады хранения изделий, содержащие сведения, составляющие коммер- ческую тайну, и другие режимные помещения запираются и опечатываются. При этом сейфы, металлические шкафы и хранилища опечатываются таким об- разом, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска пе- чати. Режимные помещения, хранилища с опечатанными входными дверями, пе- налы (пакеты) с ключами сдаются под охрану или дежурному по предприятию с указанием времени приема (сдачи) и с отметкой о включении охранной сигнализации. Сдачу ключей и режимных помещений под охрану, а также получение клю- чей и вскрытие режимных помещений производят сотрудники, работающие в этих помещениях, по утвержденному начальником спецподраэделения списку с образцами подписей этих сотрудников. Данный список находится у охраны или у дежурного по предприятию. Опечатанные (опломбированные) хранилища вскрываются только лицами, ответственными за сохранность документов и изделий, составляющих коммер- ческую тайну. Списки таких лиц с образцами их подписей утверждаются на- чальником спецподразделения и находятся у охраны или у дежурного по предприятию. В отсутствии указанных лиц режимные помещения и хранилища могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя предп- риятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт. Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении на- рушения целости оттисков или других признаков, указывающих на возможное проникновение посторонних лиц в эти помещения или хранилища, последние не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся в известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения. Од- новременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое не допускаются посторонние лица. В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного поме- щения немедленно ставится в известность спецподраэделение. Замок этого хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его сек- рет. Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тай- не, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или измене- ния его секрета запрещается. 5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных по- мещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии ра- ботников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих дежурных. Во время уборки и хозяйственных работ все документы должны находиться в сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются. На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия раз- рабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецпод- разделения, в которой предусматриваются: - порядок вызова должностных лиц; - порядок вскрытия режимных помещений; - очередность и порядок спасения документов (изделий) и дальнейшего их хранения. Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в подразде- лении охраны. 5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприя- тию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или соответственно аварийную службу, ставят в известность руководителя предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к ликвидации пожара или аварии и их последствий. В случае, если создается угроза уничтожения находящихся в режимных помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к ком- мерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями ох- раны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийно- го бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписы- вается лицами, вскрывшими данное помещение. 6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия с участием работников сторонних организаций 6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций, на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляю- щими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприя- тия. Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких сове- щаний. 6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, сов- местно с представителями службы безопасности и соответствующими техни- ческими специалистами осуществляет необходимые организационные и техни- ческие мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, сос- тавляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации во время проведения такого совещания 6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. При планировании проведения совещания предусматривается такая очеред- ность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении лиц, не имеющих отношения к ним. 6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить в службу безопасности предприятия: - проект программы проведения совещания; - перечень его участников; - список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участни- ку. Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, от- ветственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, дав- шим разрешение на проведение совещания. 6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам, удостоверяющим их личность. 6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них со- держатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по спис- ку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совеща- ния. При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно ка- саются приглашенных. 6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сох- ранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помеще- ния могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обес- печения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необхо- димости - обеспечены охраной. 6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах). 6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассы- лаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение. Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании сове- щания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке. Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до оконча- ния работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения, составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном по- рядке. КОММЕНТАРИИ Настоящий документ может служить основой для разработки собственного "Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприяти- ях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положе- ние должно утверждаться Правлением. УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа Протокол от " " 19 г. - Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкрет- ного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимо- го объема работы по защите коммерческой тайны предприятия. Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия технической разведки, подразделение связи и др.). Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определен- ного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и деловых качеств принимаемого на работу. При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размно- жению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия (или на специально назначенных работников). 2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые исключен. 2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. 2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности. 3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или посту- пившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делоп- роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется от- дельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ". 3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следую- щие виды учета: - учет подготовленных документов; - учет входящих документов: - инвентарный учет: - номенклатура дел, журналов, картотек: - учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны. 3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит- ся в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов. По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения полу- чения охраняемой информации посторонними лицами. На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необхо- димо указать: - количество отпечатанных экземпляров; - фамилию исполнителя документа; - фамилию машинистки или лица, печатавшего документ: - дату. Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы. Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра доку- мента, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпеча- танных экземпляров. Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроиз- водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению де- лопроизводства этих документов. Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕС- КАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации. При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроиз- водства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю. В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю. Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕС- КАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, проши- ваются и опечатываются. На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются: - наименование предприятия, - входящий номер документа, - дата регистрации, - количество листов основного документа и приложений. На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляет- ся штамп с указанием: - номера входящего документа; - количества листов данного приложения. 3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструк- торские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами. На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подши- ваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во вре- менное пользование. В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вес- тись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства. Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенк- латуре. На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических до- кументов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготав- ливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изго- товления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в жур- нале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика. На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с ука- занием: - инвентарного номера; - даты регистрации. Штамп с инвентарным номером проставляется: - на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа: - на графических документах - над основной надписью. 3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учиты- ваются по общей номенклатуре дел предприятия. В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журна- лу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "за- головок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предостав- лено право пользования делом. Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносят- ся все дела, журналы и картотеки с таким грифом. При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕР- ЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться де- лом. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в дела в соот- ветствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с та- ким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела. Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатывают- ся. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подраз- деления по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается заверительная надпись, в которой указывается сколько подшито документов в деле и на скольких листах. 3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на кар- точках, имеющих соответствующие графы: - фамилия, имя, отчество; - должность; - кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ": - когда и т.д. 4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние ор- ганизации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соот- ветствующие полномочия руководителем предприятия. 4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказны- ми бандеролями. Возможно использование каналов Фельдъегерской службы. При отправке документов заказными или ценными отправлениями на кон- вертах (пакетах) гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не проставляется. В этом слу- чае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и номера документов, а на внешнем - адрес получателя. 4.3. Исходящим номером документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" явля- ется номер, за которым зарегистрирован документ." 4.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, за- веряемая подписью лица, производившего отправку. 4.5. При необходимости документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к рабо- те с такими документами. 5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 5.1. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно про- изводиться в местах, определенных руководителем предприятия, под контро- лем специально назначенных для этих целей лиц. Использование электронной копировальной техники без применения техни- ческих средств защиты может привести к утечке информации1 5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменно- му разрешению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подраз- делением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" за номерами подлинников. 5.3. Выписки из документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по карточ- кам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается от- метка, заверенная подписью лица, производившего выписку. 6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 6.1. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", в том чис- ле черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под- разделением по ведению делопроизводства этих документов с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных данных документов. 6.2. Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" черновики, испорченные листы, варианты и не- подписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.). В учетных данных документов (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением под- писи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" И ДАТЫ. По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается работником по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и уничтожается. Периодичность изъятия может уста- навливаться начальником подразделения по ведению делопроизводства этих документов в зависимости от количества документов и условий уничтожения. 6.3. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит- ся в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия. Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к дея- тельности которого относится документ, путем проставления в учетной кар- точке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты. 6.4. При проведении эксперт