изы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экс- пертная комиссия. 6.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "КОММЕРЧЕС- КАЯ ТАЙНА" вносятся в акт уничтожения, сверяются перед уничтожением ра- ботниками подразделения по ведению делопроизводства этих документов с учетными данными и уничтожаются комиссией, состоящей из 3-х сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "КОММЕР- ЧЕСКАЯ ТАЙНА". Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и сдается в подраз- деление по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указа- нием номера акта, даты уничтожения. 6.6. Уничтожение документов и дел с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" долж- но производится путам их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов. 7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" прово- дятся не реже одного раза в квартал. В ходе проверок: устанавливается соответствие наличия документов учетным данным; контролируется правильность ведения учетов; проверяется порядок обращения с документами; рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в ко- миссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся рос- сыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается: соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов. 7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала. В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполне- нии, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также доку- менты, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполни- телей. 7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за про- веряемым года. В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение. 7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководи- теля подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов. 7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия. 8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность. 8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений произ- водится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действую- щей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела. 8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотруд- никами предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой. 8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудни- кам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с гри- фованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны. КОММЕНТАРИИ Данная инструкция утверждается руководителем предприятия. Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Ге- неральным директором. Утверждаю ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа Прием от "__" __________ 19__ г. Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно по- ручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам режимных органов. В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возла- гается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на специально назначенных лиц. Структуры, штаты и численность подразделений по ведению делопроиз- водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" определяются руководи- телем предприятия в зависимости от объема документооборота. В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях режимно-секретных ор- ганов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение докумен- тов с этим грифом от других документов. Образец штампа: Например: - инвентарный учет чертежей; - инвентарный учет текстовых сброшюрованных документов м т.п. Образец штампа: С одной стороны, при составлении этого списка нецелесообразно допус- кать необоснованного его расширения, но, с другой, он не должен затруд- нять решения производственных вопросов. так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации. Например: Документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на ин- вентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером до- кумента, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер. Необходимо помнить, что бесконтрольно> размножение является одним из наиболее вероятных каналов утечки охраняемой информации! Например: Сделана выписка из документа за N37 от 01.07.92., пункты 3, 7-9. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВА- НИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны коммерческой тайны предприятия, является определение круга сведений, составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по категориям важности в зависимости от их ценности дня предприятия, харак- тера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разг- лашении этих сведений. К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны, излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и при- ведут к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия Сведения, составляющие коммерческую тайну каждого конкретного предп- риятия, отражаются в "Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия" (далее "Перечень"). Перечень утверждается руководителем предприятия. При его разработке необходимо учитывать требования Поста- новления Правительства РФ от 5.12.91 г. Мг 35 "О перечне сведений, кото- рые не могут составлять коммерческую тайну", а также перечень информа- ции, открытой для ознакомления акционеров в соответствии с Федеральным законом РФ "Об акционерных обществах " N 208-ФЗ от 26.12.95 г. Практика показывает, что данный вопрос лучше решать коллегиально. Для разработки Перечня приказом руководителя предприятия создается комиссия из наиболее квалифицированных и компетентных специалистов основных под- разделений и представителей службы безопасности (или режимно-секретного органа). Подготовка перечня сведений, составляющих коммеческую тайну Для подготовки перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне предприятия, целесообразно привлечь наиболее компетентных специалистов, знакомых как с деятельностью предприятия в целом, так и с работой его отдельных подразделений. Создается группа в составе не более 4-5 человек, в которую желательно включить: - специалиста, владеющего финансовыми вопросами, конъюнктурой рынка и данными в отношении конкурирующих фирм; - специалиста, полностью представляющего систему организации работы предприятия, ее особенности; - специалиста по связям с другими предприятиями, а также по вопросам заключения контрактов, договоров; - специалиста, обладающего всеми сведениями о выпускаемой продукции, технологичес- ком цикле ее проектирования и производства, о прохождении всех видов информации (устной, документальной, в виде образцов, узлов, блоков, готовой про- дукции). Если предприятие достаточно велико или производимая продукция имеет разнородный характер, можно создать несколько таких групп: одну - глав- ную, в целях координации и обобщения результатов работы, остальные - в зависимости от необходи- мости по каждому отдельному участку. С другой стороны, не исключено, что предприятие может состоять лишь из нескольких человек, особенно на первых этапах. Тогда, действительно, указанную задачу способен решить один руководитель, при условии, что он будет владеть перечисленной выше информацией. Но все же, во избежание субъективных ошибок, лучше рассматривать эти вопросы как минимум вдвоем. Как уже сказано, в группе должны быть руководящие специалисты, обла- дающие полным объемом данных, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне. Однако это не означает, что следует обязательно знакомить всех привлекаемых экспертов с конкретными сведениями, которые могут представ- лять коммерческую тайну, если ранее они эти сведения не знали. В большинстве случаев достаточно, если хотя бы один из них осведомлен в деталях по отдельному рассматриваемому вопросу, а остальные представляют себе общий характер. Такой подход сделает работу группы более рацио- нальной и исключит уже на первом этапе возможные предпосылки к необосно- ванному распространению коммерческой тайны. Далее, перед группой экспертов необходимо поставить комплекс <опросов в следующей последовательности: а) выделить все виды деятельности предприятия, приносящие прибыль на данный момент; б) исходя из имеющихся данных о рынке сбыта, оценить превышает ли уровень прибыли для данного вида деятельности аналогичные показатели у других предп- риятий; в) определить вероятную перспективу рентабельности этой деятельности. Если с экономической точки зрения вид деятельности устраивает предп- риятие в данный момент и в перспективе, а прибыль выше, чем у конкуриру- ющих фирм, то предприятие располагает определенной коммерческой тайной и необходимо продолжить анализ. В этом случае эксперты должны определить, что именно в данном виде деятельности позволяет получать прибыль. Примеры могут быть самыми раз- личными. Так, для сведений научного характера - это, как правило: - идеи, изобретения, открытия; - отдельные формулы; - новые технические проекты; - новые методы организации труда и производства; - программное обеспечение ЭВМ; - результаты научных исследований. Для сведений технологического ха- рактера: - конструкторская документация, чертежи, схемы, записи; - описания технологических испытаний; - "ноу-хау"; - точные значения конструкционных характеристик создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемых технологических процессов (разме- ры, объемы, конфигурация, процентное содержание компонентов, температу- ра, давление, время и др.); - сведения о материалах, из которых изготовлены отдельные детали, ус- ловиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились и т.д.: - используемые предприятием отдельные новые, либо уникальные измери- тельные комплексы и приборы, станки, оборудование. Для сведений договорно- го характера: - сведения о заключенных или планируемых контрактах; - данные о поставщиках и клиентах; - обзоры рынка, маркетинговые исследования; - информация о конфиденциальных переговорах; - калькуляция издержек производства предприятия, структуры цен, уро- вень прибыли; - планы развития предприятия и его инвестиций. Если в выделении узловых сведений возникают проблемы, то можно изу- чить рассматриваемый вид деятельности по отдельным технологическим эта- пам, по логическому алгоритму действий, по временным отрезкам. В любом случае полезными будут аналогичные примеры организации защиты секретов западными фирмами. Так, крупнейшие в мире производители прохладительных напитков фирмы "КокаКола" и "Пепси-Кола" выделяют а качестве главных секретов специальные добавки в концентрат, из которого изготавливаются напитки. Американские машиностроительные и приборостроительные фирмы, широко рек- ламируя высокие качественные характеристики своей продукции, держат в глубоком секрете технологические особенности изготовления основных уз- лов, определяющих данные характеристики. Следует учесть и другие факторы. Например, предприятие может приме- нять широко известные методы организации производства, технологические приемы, оборудование и т.п и при этом достигать высокой прибыли. Несмот- ря на общедоступность таких данных, сам факт их применения может яв- ляться коммерческой тайной. Некоторые предприятия получают прибыль за счет монопольного положения на рынке, т.е. отсутствия производителей такого же вида товара в данном регионе. Не следует в этом случае пренебрегать своевременными мерами по защите коммерческой тайны, т.к., используя свободный доступ к необходи- мым данным, даже небольшое предприятие способно быстро организовать ана- логичное производство и составить конкуренцию. Нельзя использовать отнесение каких-либо сведений к категории коммер- ческой тайны в целях уклонения от уплаты налогов, сокрытия фактов нане- сения ущерба здоровью людей, а также других противозаконных действий. Работа с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну. Результатом работы экспертов должен стать Перечень сведений, состав- ляющих коммерческую тайну предприятия. Вполне естественно, что по мере необходимости этот Перечень должен пересматриваться, изменяться и дополняться. В Перечне, если возможно, желательно указать конкретный срок, на который те или иные сведения от- несены к коммерческой тайне. Перечень доводится до структурных подразделений и соисполнителей в части, касающейся их, для руководства в работе и приведения в соот- ветствие с ним грифа работ (целесообразно применять гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"), документов и изделий. Исполнитель и руководитель, подписывающий документ, оценивают при его подготовке содержащиеся в нем сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия. При наличии таких сведений на первом, титульном листе в правом верх- нем углу должен быть проставлен гриф. Например, "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Исключение сведений из категории составляющих коммерческую тайну предприятия производится по окончании контрольного срока, на который она устанавливалась или ранее, в связи с наступлением определенных обстоя- тельств (появление нового образца, утечка информации к конкуренту и т.п.). Решение о досрочном исключении сведений из категории, составляющих коммерческую тайну, принимается теми же лицами, которые утвердили Пере- чень. В основе этой системы должна лежать заинтересованность исполнителей работ как в выявлении новых объектов защиты, так и в определении опти- мального момента снятия ограничений на распространение ранее защищаемой информации. В тех случаях, когда публикация необходима для закрепления приоритета или поддержания престижа предприятия, вместо конкретных приводятся све- дения более общего характера. Например, точные значения характеристик и параметров могут быть заменены на диапазоны, в которых они находятся. При открытом опубликовании сведений рекомендуется уделять больше вни- мания рекламной привлекательности ее результатов, чтобы заинтересовать в их использовании потенциальных потребителей внутри страны и за рубежом. Вместе с тем объем публикуемых данных не должен быть достаточным для са- мостоятельного внедрения без дополнительной информации разработчика, ко- торая именно и подлежит защите. ПОРЯДОК СОХРАНЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРИ ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ С ПО- МОЩЬЮ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ Перечень должностных лиц, которым предоставляется право подписывать заказ (задание, запрос) на обработку информации, содержащей коммерческую тайну, на средствах вычислительной техники, согласовывается с подразде- лением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА и утверждается руководителем фирмы. Копия перечня направляется ру- ководителю структурного подразделения, эксплуатирующего средства вычис- лительной техники. Пропускной и внутриобъектовый режим объекта средств вычислительной техники должен удовлетворять требованиям, изложенным в настоящих методи- ческих материалах. Учет входящей документации, предназначенной для выполнения работ на средствах вычислительной техники Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", поступившие на предприя- тие для обработки на средствах вычислительной техники, подлежат регист- рации в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в журналах (карточках) учета. Все учтенные накопители информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в подразделении по ведению делопроизводства этих документов выдаются ис- полнителям согласно разрешению руководства на автоматизированную обра- ботку информации по карточке выдачи документов под расписку. После обработки информации или перед окончанием рабочего времени все выданные документы и материалы исполнитель сдает ответственному в под- разделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Порядок учета и подготовки машинных носителей информации по коммерчес- кой тайне на бумажной основе Чистые перфокарты, перфоленты и другие бумажные ленты, предназначен- ные для нанесения на них коммерческой информации, перед началом работы оператора предварительно учитываются работником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в специальном учетном журнале. При предварительной регистрации комплекта перфокарт на первой перфо- карте комплекта ставится штамп, в котором отражается: - учетный номер; - гриф; - количество перфокарт в комплекте; - номер экземпляра; - фамилия исполнителя; - дата исполнения. На остальных перфокартах ставится их порядковый номер и учетный номер комплекта. На перфоленте и бумажной ленте штамп ставится в начале ленты. После перфорации и технологического контроля работник подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" фиксирует конец перфоленты (контрольной ленты), последнюю перфокарту проставлением штампа и заполнением реквизитов его оттиска. В случае обрыва перфоленты (при нанесении или считывании информации) на месте склейки проставляется штамп, который содержит: - учетный номер данного материала; - номер обрыва; - дату склейки; - подписи исполнителя (оператора) и сотрудника подразделения по веде- нию делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА") от- ветственного за учет и хранение магнитных накопителей информации и машинных документов. В учетной документации делается запись об обрыве (склеивании) ленты. Аналогичным образом учитываются вставки (вклейки) или замена участков (зон) перфоленты. При этом дополнительно после номера обрыва делается надпись "вставка" или "замена". В случае выхода из строя отдельных перфокарт, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, разрешается производить их замену на новые за теми же учетными номерами. В учетной документации делается от- метка о замене перфокарт с указанием их номеров в комплекте. Дублирование (размножение) секретных перфолент и комплектов перфокарт сверх установленного в разрешении количества экземпляров осуществляется по представлению заявки на внесение изменений в разрешение, согласован- ной с подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Учет дубликатов перфолент и комплектов перфокарт производится за но- мером основного экземпляра. Нумерация дополнительно размноженных экземп- ляров продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров доку- мента. Изменение количества экземпляров должно быть отражено в учетной документации. Порядок учета магнитных носителей информации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Магнитные носители (магнитные ленты, съемные магнитные диски и диске- ты), предназначенные доя нанесения на них закрытой информации, берутся на учет до записи на них сведений, составляющих коммерческую тайну (ре- шения на производство работ) по книге инвентарного учета. Для записи информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должны использо- ваться специально выделенные персональные компьютеры и дискеты. При постановке на учет съемного диска их маркировка производится на металлической пластине, прикрывающей нерабочую поверхность нижнего дис- ка, посредством нанесения записей механическим путем или красящим ве- ществом, имеющим хорошую механическую стойкость. На дискеты с двух сто- рон наносится красящее стойкое вещество. На каждый магнитный носитель секретной информации заводится лицевой счет, по которому осуществляется допуск к персональному компьютеру и вы- дача съемных дисков, дискет или магнитных лент исполнителям. К работе со средствами секретной информации должны допускаться только те лица, которые указаны в разрешении на автоматизированную обработку информации, составляющей коммерческую тайну, и только в те интервалы ра- бочего времени, которые отведены для решения указанной задачи в графике рабочего времени. Инвентарный номер персональному компьютеру, съемному диску, магнитной ленте или дискете присваивается один раз при их первичном учете и может быть изменен только при проведении переинвентаризации и заведении нового учета, о чем делается отметка в соответствующих учетных формах. Персональные компьютеры, используемые для сохранения коммерческой ин- формации на длительное время, подлежат инвентарному учету по книге, где отражается наименование содержащейся информации. В этих случаях указан- ные компьютеры на период, пока они не используются в работе, опечатыва- ются работником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", ответственным за учет магнитных накопителей информации. Включение этих компьютеров в работу в соответствии с за- казом (заданием, запросом) производится исполнителем (оператором) в при- сутствии работника этого подразделения. Жесткие магнитные диски при обработке коммерческой информации ис- пользуются, как правило, в качестве рабочих магнитных носителей информа- ции, которая должна обязательно стираться по окончании выполнения каждо- го конкретного расчета. Отметка о стирании информации с жесткого диска, а также из основной памяти после проведения работ производится в журнале оператора в графе "примечание" и заверяется подписями оператора и уполномоченного подраз- деления по ведению делопроизводства документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". При наличии системы автоматического стирания запоминающих устройств отметка о стирании информации с жесткого диска в журнале оператора не производятся При постановке катушечной магнитной ленты на учет на ее обоих концах с помощью краски, компостера или другим способом проставляется: - учетный номер; - гриф; - дата взятия на учет; - подпись работника подразделения по ведению делопроизводства доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". В случае обрыва магнитной ленты и пригодности ее частей к дальнейшему использованию на одной из частей остается первоначальный учетный номер, а остальным присваивается очередные порядковые номера, о чем производит- ся отметка в журнале инвентарного учета магнитных носителей информации. При обрыве кассетной ленты, она в дальнейшем в работе не используется и подлежит уничтожению. Хранение и уничтожение материалов автоматизированной обработки Машинные документы, съемные диски и дискеты, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, хранятся в специальных хранилищах или надежно заземленных металлических шкафах (сейфах), которые опечатываются лицами, ответственными за их хранение. Их хранение должно осуществляться в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся в них сек- ретной информации, а также соответствовать техническим условиям заво- дов-изготовителей магнитных накопителей информации и средств вычисли- тельной техники. Магнитные носители информации хранятся в герметически закрываемых пластмассовых футлярах в вертикальном положении в ячейках, номера кото- рых должны соответствовать учетным номерам, присвоенным магнитным носи- телям. Для визуального сличения с номерами ячеек учетные номера магнитных лент, дисков и дискет выносятся на футляр. Недопустимо воздействие на диски и дискеты теплого, светового (ультрафиолетового) и ионизирующего излучения, а также хранение их вбли- зи источников электромагнитных колебаний. Сроки хранения документации и машинных носителей информации, участву- ющих в процессе автоматизированной обработки, устанавливаются руководи- телем предприятия, а также утвержденного разрешения на автоматизирован- ную обработку информации конкретно по каждой задаче. Сроки хранения документов и машинных носителей информации, получаемых в процессе отладки программ и решения задач при опытной эксплуатации, определяются их разработчиками. Массивы информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на жестких и гибких дисках, утратившие практическое значение, уничтожаются (стираются) по акту, о чем в книге инвентарного учета делается соответствующая запись. Диски после стирания с них информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" с учета не снимаются и хранятся наравне с тугими дискетами с таким грифом. В последующем эти диски могут использоваться для записи новой информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". При случайном стирании информации с магнитных лент и магнитных дисков оператором в присутствии уполномоченного подразделения по ведению делоп- роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится пере- запись информации заново, о чем также делается запись в учетных формах, заверенная подписями присутствовавших. При стирании информации и записи новой учетный номер дисков не меня- ется, а в книге производится соответствующая запись и, при необходимос- ти, заводится новый лицевой счет. Целесообразно, при потере физических свойств магнитного слоя (старе- ния, износа и т.д.) одного из дисков или всего пакета, производить двой- ное стирание записанной на них информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" с одновременной записью некоторой шумовой программы (например: 0,1:0,1 и т.д. или случайный набор любых других цифр). Проекты документов на бумажных накопителях информации, контрольные ленты, распечатки и копировальная бумага, содержащие информацию с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также забракованные, пришедшие в негодность (за- мятые, разорванные) накопители информации уничтожаются без составления акта. Об уничтожении указанных материалов делаются отметки в учетных формах, которые заверяются подписями двух работников подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а ес- ли в этом подразделении имеется только один работник - этим работником и исполнителем (оператором). Бумажные накопители информации и другие машинные документы, содержа- щие информацию с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", утратившие практическое значение, уничтожаются по акту с последующей отметкой в учетных формах. Уничтожение накопителей информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на бумажной основе производится путем сожжения или измельчения на специ- альных машинах. Подлежащие уничтожению диски и машинные документы с грифом "КОММЕР- ЧЕСКАЯ ТАЙНА" должны храниться отдельно от используемых в работе. Для удобства хранения перфоносителей могут использоваться коробки, исключающие механические повреждения перфоносителей. Комплектация перфоносителей должна производится по задачам, подсисте- мам и т.д., для целей оперативной обработки информации. Комплекты перфокарт, имеющие один учетный номер, желательно не разъединять при их хранении. КОММЕНТАРИИ При применении средств вычислительной техники для обработки информа- ции, содержащей коммерческую тайну предприятия, создается система защиты такой информации, которая в зависимости от характера информации и усло- вий работы, включает в себя совокупность организационных мер, программ- ных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, нап- равленных на обеспечение сохранности коммерческой тайны в процессе эксплуатации средств вычислительной техники. При разработке системы защиты коммерческой информации предусматрива- ются: возможность установления подлинности (идентификации) всех лиц, обра- щающихся к информации, составляющей коммерческую тайну: разграничение доступа к техническим средствам, программам и информа- ции при ее обработке на средствах вычислительной техники; уничтожение при необходимости коммерческой информации, оставшейся после обработки в запоминающих устройствах средств вычислительной техни- ки; создание страховых копий программ и информационных массивов: возможности осуществления контроля за сохранностью программного и ин- формационного обеспечения; специальное преобразование информации, содержащей коммерческую тайну, для зашифровки ее содержания; управление всем процессом обработки информации и работой системы за- щиты коммерческой информации; возможность установки приспособлений для опечатывания (опломбирова- ния) узлов и блоков средств вычислительной техники, а также решение других задач, исходя из особенностей конкретного про- цесса обработки информации, содержащей коммерческую тайну, на средствах вычислительной техники. Выбор конкретных мер, методов и средств системы защиты коммерческой информации определяется в зависимости от времени ее обработки, условий расположения предприятия, наличия удаленных терминалов, состава и типов средств вычислительной техники. КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА Право акционера на получение информации о деятельности общества Законодательством РФ устанавливается безусловное право акционера на получение информации о деятельности общества. Оно обеспечивается обязан- ностью общества: предоставлять акционерам возможность ознакомления с: - данными реестра акционеров общества; - ежеквартальным и годовым балансами и отчетами о финансовом положе- нии общества; - планом развития общества; - уставом общества, всеми вносимыми в него изменениями и дополнения- ми; - внутренними нормативными документами, касающимися взаимоотношений общества и акционеров; - протоколами заседаний Общего собрания акционеров, Совета директоров и Правления общества; а также своевременно сообщать акционеру: - о созыве Общего собрания акционеров и его повестке дня; - о местонахождении Правления общества, реестра акционеров, всех до- кументов, открытых для ознакомления акционеров, и др.; - о порядке работы структуры общества, ответственной за работу с ак- ционерами. Отчетность общества перед акционерами Общество обязано в течение 2 месяцев после проведения годового Общего собрания акционеров опубликовать годовой отчет в печатном издании с ука- занием данных, которые оно считает целесообразным довести до сведения общественности, а также адрес, по которому все желающие могут ознако- миться с портным текстом отчета. При этом публикация сведений об акционерном обществе должна осу- ществляться в печатном органе массовой информации, специализированном либо имеющем специальный раздел для публикации таких сведений. Он должен свободно распространяться на территории того субъекта РФ, где осу- ществлена государственная регистрация общества. Сведения, относящиеся к деятельности общества, уставный капитал кото- рого составляет более 150 тыс. установленных законодательством мини- мальных размеров оплаты труда в месяц либо число акционеров которого превышает 5 тыс., должны публиковаться в печатном органе, имеющем тираж не менее 50 тыс. экземпляров и свободно распространяемом на территории РФ. Конкретное место публикации определяется Советом директоров. По устному заявлению (требованию) акционера ему должна быть предос- тавлена возможность ознакомиться с документами о деятельности общества и его органов управления. Протоколы заседаний органов управления общества выставляются для оз- накомления акционеров после их оформления в порядке, установленном нор- мативными документами общества. Информация, открытая для акционеров Подготовка списка информации, открытой для акционеров Право доступа к информации о деятельности общества определяется внут- ренними нормативными документами общества, в том числе Положением о ком- мерческой тайне. При этом общество имеет право не предоставлять для оз- накомления акционерам информацию, являющуюся коммерческой тайной общест- ва. С другой стороны, общество не имеет права не предоставить акционеру (по его требованию) сведения о том, какая информация открыта для озна- комления, а также где и когда он может ознакомиться с ней. Список информации, являющейся коммерческой тайной общества, определя- ет его Генеральный директор. Согласно положениям российского законода- тельства (Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. N35) к коммерческой тайне предприятия (или предпринимателя) не могут быть отне- сены: - учредительные документы, - сведения о лицензиях, регистрационных документах и патентах; - сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйствен- ной деятельности общества; - сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, ма- лых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью и др. Список информации, открытой для ознакомления акционеров, утверждается Советом директоров общества. Список находится в соответствующем отделе общества, организующем ра- боту с акционерами (например, в отделе по работе с ценными бумагами). За предоставление в этот отдел необходимой информации отвечает Генеральный директор. Перечень документов и сведений, открытых для ознакомления акционеров. К документам, с которыми акционеры общества имеют безусловное право знакомиться, относятся. 1. Учредительные документы общества. 2. Проспекты эмиссии ценных бумаг, план приватизации. 3. Внутренние нормативные документы общества, в том числе: Положение об Общем собрании акционеров общества; Положение о Совете директоров; Положение о Ревизионной комиссии; Положение об исполнительном органе общества; Кодекс поведения членов Совета директоров, исполнительного органа об- щества, Ревизионной Комиссии и должностных лиц администрации; Положение о ценных бумагах общества; Положение о работе с заявлениями акционеров. 4. Реестр акционеров (список акционеров общества). 5. Балансовый отчет с приложениями по итогам кварталов и года. 6. Копии протоколов заседаний Правления, Совета директоров, Ревизион- ной комиссии, Общих собраний акционеров 7. Список членов Совета директоров и должностных лиц общества 8. Положение о коммерческой тайне общества. 9. Положение о филиале или представительстве общества 10. Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящее- ся на его балансе 11. Годовой финансовый отчет 12. Протоколы общих собраний акционеров общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ре- визора) общества 13. Список членов Совета директоров и должностных лиц Общества 14. Списки аффилированных лиц общества с указанием количества и кате- гории (типа) принадлежащих им акций; 15. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора об- щества, государственных и муниципальных органов финансового контроля, К сведениям, в обязательном порядке подлежащим представлению акционе- ра, относятся: - данные о финансовом положении общества (данные об использовании прибыли, формировании и использовании средств резервного фонда, размер задолженности по займам, платежам в бюджет, кредитам банков и прочим кредиторам); - сведения о величине уставного капитала; - сведения о выпущенных обществом ценных бумагах; - список всех членов Совета директоров и Правления общества с указа- нием всех занимаемых ими должностей в настоящее время и за последние 5 лет, в том числе вне органов управления этого общества, а также коли- чество принадлежащих им голосующих акций как в уставном капитале данного общества, так и вне его. Перечень этой информации подготавливается обществом регулярно и вклю- чается в годовой отчет, который представляется для утверждения годовому Общему собранию акционеров. Отчет составляется Советом директоров, подт- верждается внешним аудитором или Ревизионной комиссией общества, а после его утверждения Собранием представляется в финансовый орган, осуществля- ющий государственную регистрацию ценных бумаг по местонахождению общест- ва и в течение двух месяцев после собрания должен быть опубликован. Ознакомление с Реестром акционерного общества Положением о ведении реестра предусмотрено, что информация, содержа- щаяся в реестре акционеров, должна быть открыта для ознакомления. Ряд акционерных обществ не допускает акционеров до сведений, содержа- щихся в реестре акционеров, а сами реестры объявляются коммерческой тай- ной. С одной стороны, такой подход не лишен оснований, поскольку в реестре содержатся персональные данные по каждому акционеру общества, в том чис- ле их адрес, телефон, паспортные данные и др. Однако, с другой стороны, этим нарушаются положения законодательства РФ. Отказ в ознакомлении с реестром или списком акционеров с указанием вида и количества принадле- жащих им акций является грубейшим нарушением прав акционеров. Акционеры как долевые собственники и, по сути, совладельцы предприятия, должны знать, кто вместе с ними владеет обществом. В соответствии с действующим законодательством в число лиц, имеющих право на получение информации из Реестра, входят само акционерное об- щество, зарегистрированные в реестре лица и уполномоченные государствен- ные органы. Общество имеет право на получение всей информации, содержащейся в ре- естре. Запросы от имени общества должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами и скреплены печатью общества. Перечень должностных лиц общества, имеющих доступ к реестру, опреде- ляется правлением общества и утверждается советом директоров. Правление предоставляет регистратору этот перечень с обязательным указанием: - фамилии, имени, отчества каждого из уполномоченных должностных лиц; - их должностей; - объема информации, которую имеет право получить каждое из этих должностных лиц; - образцов подписей каждого уполномоченного должностного лица. Зарегистрированное в реестре лицо имеет право получать следующую ин- формацию из реестра: - о зарегистрированных на его имя ценных бумагах; - о всех изменениях информации о нем и зарегистрированных на его имя ценных бумагах, произведенных в реестре; - о процентном соотношении общего количества принадлежащих ему ценных бумаг к уставному капиталу обще